1、确定每一大类，例如你可以根据对象不同分为“顾客”，“供应商”，“同事”等等的文件夹，用简写的名字便于区分类别。

2、按照每个大类下的文件，再细分，以前面为例，“顾客”文件夹里我们可以再以每个顾客的名字或者代码进行进一步细分。

3、同一文件夹下的同类文件统一命名。继续以前面为例，在具体到某一客户的文件夹里，如果有多个订单信息，我们可以统一文件的名字为PO+年月日，如果是多个报价单，我们可以统一文件名为Q（quotation）+年月日，其他以此类推，如果是非常规性的文件，则不需要这样做，例如某次特别的图纸要求就直接按图纸内容命名就可。

4、增加“已完成”与“正在进行”的文件夹，并且要定期（例如每周或者每半个月）把不需要继续跟进的文件夹放进“已完成”里面。这样便于进行目标可视化跟踪及管理。

5、不要在一个文件夹里放太多东西，若同类文件达到一定数量，可以建立子文件夹集中放置，例如你已经按年份进行归档，但是由于从2000年开始也有20个年头了，如果你觉得这20个文件夹有点碍眼的话，你可以再建立一个“往年文档”把20年之前的文件夹全部放进去。

6、不要保存不必要的文件。删除非必要，无关重要的文件（例如沟通过程对某文件作出多次修改时，只要最终版本确定下来了，就可以把中间的修改版次删除了）。